"Je besser Unternehmen die Hürden vorab kennen, desto besser können sie neue Digitalprozesse wie ein digitales Dokumenten-Management-System einführen", sagt Patrick Penn, Gründer des Unternehmens docunite, Anbieter einer zentralen Plattform für Immobilien-Dokumente. Eine Analyse von docunite zeigt nun, dass dies hauptsächlich an vier Punkten scheitert.
Erstens: Projektleiter allein zu Haus. Der Verantwortliche für die digitale Evolution und die Digital-Strategie im Haus erhält oftmals keine weitreichenden Befugnisse und personelle Ressourcen. So gelingt es ihm nicht, Deadlines zu setzen und einzuhalten. Er arbeitet gegen Widerstände von Mitarbeitern aus den Fachbereichen und ihren Gewohnheiten, denn er findet nicht genügend Mitstreiter, die das Projekt Digitalisierung unterstützen.
Dies passiert insbesondere dann, wenn die Projektleitung auf Ebene der IT angesiedelt ist und von den Fachbereichen als Administrator verstanden wird. "Laut der PropTech-Germany-Studie 2023 haben nur knapp über 60 Prozent aller Branchen-Unternehmen einen Digitalisierungsbeauftragten. Ohne eine solche Person und ihre massgebliche Kompetenz und Befugnisse bleibt das Projekt im Ansatz stecken", bestätigt Patrick Penn.
Zweitens: Mangelhafte Kommunikation. Immer wieder werden Mitarbeiter in den Fachabteilungen nicht ausreichend informiert und rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einbezogen. Verantwortlich dafür ist neben dem Projektleiter vor allem die Geschäftsführung. Die mangelhafte Kommunikation führt laut docunite wiederum zu Ängsten oder zu falschen Erwartungshaltungen bezüglich der Digitalisierung als Heilsbringer. Am Ende kommt es zu Frustration und Demotivation oder es entsteht eine "weiter-wie-bisher"-Haltung der Mitarbeiter. Bestehende Abteilungen versuchen gewohnte Prozesse und Arbeitsgewohnheiten aus falscher Angst vor Neuem zu schützen.
Drittens: Überstürzter Anfangs-Aktionismus. Immer wieder starten die Teams zu hoch motiviert, überhastet und unter Zeitdruck in die Digitalisierungs-Kampagne. Dann kommt es zu typischen Fehlern wie, dass es an Bewusstsein für die eigenen Mitwirkungspflichten fehlt. Eine gute und intensive Vorbereitung dagegen spart Zeit und Nerven. Penn: "Ausserdem ist es wichtig, dass Grundsatz-Entscheidungen nicht zu schnell hinterfragt werden. Digitalisierung ist komplex, aber ein Brett, dass sich durchbohren lässt."
Viertens: Unklar priorisierte Ziele. Was ist vordringlich: Stranded Assets vermeiden? Mieterträge vorausberechnen? Oder das Daten-Chaos beseitigen? Digitalisierungswillige Unternehmen müssen ihre Ziele priorisieren. Dann erst weiss das Unternehmen, wo es zuerst ansetzen muss, um von Anfang an Erfolge bei der Digitalisierung zu erreichen. "Ohne erste, zeitnahe Massnahmen und Erfolge geht vielen Digitalisierungs-Projekten die Luft aus und die Motivation nimmt ab", warnt docunite-Geschäftsführer Patrick Penn. Verlaufen die Projekte im Sande, kostet das nicht nur Geld, sondern gefährdet das gesamte Unternehmen. Während einer einzigen Immobilien-Transaktion häufen sich tausende Dokumente an. Pro Transaktion fallen 7.000 Dokumente an.
"Ausserdem macht die Erfassung von Objektdaten den Einsatz von künstlicher Intelligenz überhaupt erst möglich". Mit dieser, so Patrick Penn, können Immobilienexperten in Zukunft mit ihrem Dokumenten-Bestand chatten, tiefere Einblicke in ihre Portfolien erlangen und schneller bessere Entscheidungen treffen. / dpa