Nach intensiven Diskussionen in der Politik sowie mit Branchenvertretern entschloss sich die Bundesregierung im Rahmen eines Bürokratieabbau-Programms, die Meldescheinpflicht zum 1. Januar 2025 in Deutschland für deutsche Gäste abzuschaffen. Ziel der Reform war es, vor allem kleine und mittelständische Betriebe von administrativen Aufgaben zu entlasten.
Doch wie sieht die Realität nach dieser Reform aus? Wie haben mittelständische Hoteliers die Umstellung bisher aufgenommen und welche Herausforderungen sind dabei aufgetreten? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, hat das HoGa-Netz (ehemals gut-Gruppe) im Januar 2025 eine Stimmungs-Umfrage unter den rund 350 Mitgliedern aus der mittelständischen Hotellerie durchgeführt. Die Ergebnisse bieten Einblicke in die Umsetzung der Reform und geben Hinweise darauf, welche weiteren Verbesserungen im Bereich der Bürokratie-Entlastung notwendig sind.
Analoge Meldescheine weiterhin im Einsatz
Ausländische Gäste sind nach wie vor verpflichtet, einen Meldeschein auszufüllen. Dennoch zeigen die Umfrageergebnisse, dass 87,5% der befragten Hoteliers auch weiterhin von deutschen Gästen einen Meldeschein verlangen. Nur 12,5% haben die Gesetzesänderung also tatsächlich umgesetzt.
Eine der zentralen Fragen lautete, ob die Hoteliers zum 1. Januar 2025 auf digitale Meldescheine umgestiegen sind. Die Antwort ist eindeutig: 87,5% der Befragten bleiben weiterhin bei der analogen Papierform. Nur 12,5% haben bereits auf digitale Lösungen umgestellt. Diese Zahlen deuten darauf hin, dass der Grossteil der Betriebe entweder technische oder organisatorische Hürden bei der Digitalisierung sieht.
Dieses Ergebnis lässt darauf schliessen, dass viele Hoteliers sich entweder noch nicht ausreichend mit der neuen Regelung auseinandergesetzt haben oder bewusst an den gewohnten Prozessen festhalten. Gründe dafür könnten sein, dass sich das manuelle Ausfüllen von Meldescheinen für alle Gäste bisher als bewährte Routine etabliert hat und eine Umstellung als wenig vorteilhaft empfunden wird. Oder die Systeme zur Gästeerfassung und Buchungsverwaltung wurden bislang nicht angepasst, was die Umsetzung der neuen Regelung erschwert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Umfrage war der Punkt, ob bei Buchungen per Telefon oder Walk-Ins die Staatsangehörigkeit der Gäste abgefragt wird. Hier zeigt sich ein uneinheitliches Bild: Während 37,5% der Hoteliers diese Information erheben, verzichtet die Mehrheit (62,5%) darauf. Dies könnte darauf hindeuten, dass viele Betriebe auf eine Vereinfachung der Abläufe setzen und den Fokus auf das Wesentliche legen möchten, oder aber, dass die von ihnen verwendete Buchungsmaschine die Staatsangehörigkeit nicht abfragt.
Keine Kreditkartenpflicht für Walk-Ins
Ebenfalls interessant: Keiner der befragten Hoteliers verlangt bei Walk-Ins eine Kreditkarte als Sicherheitsleistung. Dies mag zwar kundenfreundlich erscheinen, birgt jedoch das Risiko von Zahlungsausfällen. Mögliche Gründe für diesen Verzicht sind eine lange Tradition der Gastfreundschaft, fehlende technische Infrastruktur oder die Einschätzung, dass Walk-Ins selten vorkommen und das Risiko daher überschaubar bleibt.
Zum Abschluss der Umfrage wurde die Einschätzung zur Abschaffung der Meldescheinpflicht abgefragt. Die Antworten lassen darauf schliessen, dass viele Hoteliers skeptisch sind, ob dies tatsächlich eine spürbare Erleichterung bringen würde. 75% der Befragten stimmten mit "eher nein". Es scheint, dass die Herausforderungen nicht nur im Ausfüllen der Scheine liegen, sondern auch in der generellen Verwaltung, Übermittlung, Digitalisierung und Archivierung der Daten.
Schweiz setzt auf EasyGov-Plattform
Auch in der Schweiz haben Hoteliers mit dem Meldewesen zu kämpfen – der Bund will gemeinsam mit HotellerieSuisse und weiteren Akteuren den Bereich digitalisieren, heisst es in einer Mitteilung vom 17.1.2025 auf dem Portal der Schweizer Regierung. Hierfür sollen die Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE) revidiert und die Plattform EasyGov mittelfristig um den Behördengang "Meldewesen für die Beherbergung" ergänzt werden.
Die Motion 21.4426 "Schluss mit dem Meldeschein-Chaos in der Beherbergung" beauftragt den Bundesrat, die Meldepflicht bei gewerbsmässiger Beherbergung von Gästen künftig über eine nationale digitale Lösung abzuwickeln [Anm.d.Red.: eine Motion ist in der Schweiz ein parlamentarischer Vorstoss auf eidgenössischer, kantonaler oder kommunaler Ebene, welcher die Regierung beauftragt, tätig zu werden]. Die Vollzugshoheit und die föderalen Kompetenzen sollen dabei gewahrt bleiben.
In der Schweiz vollziehen die Kantone das Meldewesen, weshalb sich die Prozesse sehr heterogen gestalten. Es gibt beispielsweise Kantone, in denen zusätzlich zu den ausländischen auch die Schweizer Gäste gemeldet werden müssen. Beschlossen wurde, dass in Kantonen mit bereits etablierten und gut funktionierenden digitalen Meldesystemen wie beispielsweise Basel-Stadt oder Freiburg die Meldung der Gästedaten weiterhin mit den bestehenden Systemen erfolge kann.
Ferner zeigt die Studie, dass die Digitalisierung des Meldewesens eine Revision der VZAE erfordert. Diese verlangt heute von der beherbergten Person die Unterschrift per Hand. Für die Digitalisierung des Meldewesens ist es also zwingend, dass entweder die Pflicht zur handschriftlichen Signatur wegfällt oder Alternativen anerkannt werden. Die Implementierung des Behördengangs "Meldewesen für die Beherbergung" auf EasyGov erfolgt voraussichtlich im Jahr 2028.
Österreich plant Vereinfachung
Auch in Österreich ist nach Auskunft der Österreichischen Hoteliervereinigung (ÖHV) Bewegung in die Sache gekommen, die Regelungen für das sogenannte Gästeverzeichnisblatt sollen vereinfacht werden. Neben der Papierform ist bereits das elektronische Erfassen der Meldedaten möglich, Unterschriften können über ein Unterschrifts-Pad oder mit qualifizierter elektronischer Signatur erfolgen. Konkrete Massnahmen zur weiteren Vereinfachung des Prozederes wurden allerdings noch nicht beschlossen. Auf Anfrage heisst es: "Tourismus ist Landesmaterie und neben dem federführenden Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft ist auch das Bundesministerium für Inneres involviert." / red