Die häufigsten Gründe für einen PMS-Wechsel sind veränderte Anforderungen, neue technische Möglichkeiten, aber auch Notwendigkeiten, etwa der Wegfall des Supports für das bestehende System, der eine Neuausrichtung erforderlich macht. So wie aktuell im Waldhotel Stuttgart. Dort hat Direktor Jörg Grede ein Digitalisierungsteam gebildet, um alle Abteilungen bestmöglich einzubinden. Der Launch ist ein spannender Moment: "Unsere Bedenken sind, dass es Probleme während des Live-Gangs gibt, dass die Schnittstellen nicht richtig miteinander sprechen oder versprochene Leistungen nicht umgesetzt werden."
Je strukturierter und zielorientierter ein PMS-Wechsel vorbereitet wird, umso reibungsloser verläuft er. Die richtige Zeit, sich diesem wichtigen Thema zu stellen und es anzugehen, ist jetzt. Denn durch die neuen cloudbasierten Systeme ergeben sich neue Möglichkeiten und Chancen für die Hotellerie.
Zeitenwende
Typische Daten, die in einem PMS vorgehalten werden, sind: Gästeinformationen, Reservierungen, Verwaltung für Verfügbarkeiten von Zimmern und Tagungsräumen, Finanzdaten, das gesamte Berichtswesen, F&B-Daten, Reports zur Erfolgskontrolle und vieles mehr. Diese Daten variieren je nach den Anforderungen und dem Umfang des Hotels oder der Hotelkette.
Jörg Grede vom Waldhotel Stuttgart hatte Bedenken, dass die Umstellung nicht reibungslos abläuft. Waldhotel Stuttgart
Nicht nur die Komplexität in der Hotellerie und die Anzahl der Abteilungen mit spezifischem Wissen und Systemen haben zugenommen, sondern auch die Menge an Daten, die immer und überall aktuell verfügbar sein müssen. Alle Informationen aller Abteilungen laufen im PMS zusammen. Den Datenaustausch zwischen den angeschlossenen Systemen ermöglichen entsprechende Schnittstellen. Noch heute ist das PMS also das Herzstück eines Hotels. Aber die Zeiten ändern sich.
Neben den etablierten Systemen, die die Hotellerie seit Jahrzehnten begleiten, sind heute neue relevante PMS-Systeme auf dem Markt. Sie sind cloudbasiert und machen so Hardware im Hotel obsolet. Mit modernen und offenen Schnittstellen, den sogenannten APIs (Application Programming Interfaces) vernetzen sie sich mit den verschiedensten Systemen. Die Bedienung ist für die Mitarbeitenden intuitiv, das Set-up dem Betrieb überlassen und individuelle Module können dazugekauft werden.
Mit dieser Flexibilität sind die neuen cloudbasierten PMS-Systeme attraktiv für jede Art Hotel und Hotelgruppe. Ob Grösse, Standort, favorisierte Gäste-Segmente: Wenn das Set-up entsprechend überlegt ist, hat man eine Plattform, die sich mit allen notwendigen dritten Systemen vernetzen lässt, die einen autorisierten Zugriff auf alle Daten von überall erlaubt, deren Bedienung ohne lange Trainingseinheiten funktioniert und mit der die Neugestaltung des Hotelablaufs möglich ist.
Eine Checkliste für den PMS-Wechsel hat Caro Brauer, Geschäftsführerin des Distributionsexperten Quality Reservations, erstellt:
Checkliste
Der erfolgreiche Wechsel eines Property Management System (PMS) erfordert vorab
- klare Strategie und Zielsetzung
- breite Unterstützung aus allen Abteilungen
- angemessene Ressourcen in Manpower sowie Finanzen
- Einbeziehung aller Betroffenen
- kontinuierliche Begleitung und Beurteilung
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- langfristige Perspektive
Weitere wichtige Aspekte sind:
- Integration und Kompatibilität: Um bereits getätigte Investitionen nicht zu gefährden, sollte das neue PMS mit anderen Systemen wie Buchungsportalen, Channel Managern, Revenue Management, Point-of-Sale (POS) und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sowie dem Back Office integrierbar sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Das PMS sollte eine intuitive Benutzeroberfläche haben, die es Mitarbeitern ermöglicht, schnell und effizient auf benötigte Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen. Schulungen für alle täglichen Aufgaben müssen jederzeit online zur Verfügung stehen. Die Benutzersprache sollte frei wählbar sein. Die Arbeit mit dem System muss interessant und selbsterklärend sein.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Das PMS sollte an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe des Hotels anpassbar sein. Dies umfasst die Möglichkeit, Zimmerkategorien, Bilder, Preise, Packages, Zusatzleistungen und andere Parameter gemäss den individuellen Anforderungen des Hauses einzurichten.
- Zuverlässigkeit und Sicherheit: Ein zuverlässiges und sicheres PMS ist unerlässlich, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Datenintegrität zu gewährleisten. Datenschutz in allen Bereichen muss ebenfalls gewährleistet sein, um sensible Gästeinformationen zu schützen und den aktuellen Datenschutz-Bestimmungen zu entsprechen.
- Berichterstattung und Analyse: Das PMS sollte umfangreiche Berichterstattungs- und Analysefunktionen haben, um Einblicke in die Erfolge des Hotels zu ermöglichen. Dies umfasst Buchungsstatistiken, Umsatz-Berichte, Auslastungsanalysen und andere relevante Kennzahlen, die Hotelmanager bei Entscheidungen unterstützt. Alle Analysen sollten frei zu gestalten sein.
- Mobile Unterstützung: Die Möglichkeit, das PMS über mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones zu nutzen, ist in der heutigen Zeit von Vorteil. Dies ermöglicht es Hoteliers und Mitarbeitern, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen, was die Effizienz steigert und den Gästeservice verbessert.
- Skalierbarkeit: Das PMS sollte skalierbar sein, um den Anforderungen von Hotels unterschiedlicher Grösse und Komplexität gerecht zu werden. Es sollte in der Lage sein, mit den schnellen Veränderungen der Gesellschaft hinsichtlich Online-Affinität, Digitalisierung und KI mitzuwachsen und bei Bedarf zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten bereitzustellen.
Indem Hotels u.a. diese Aspekte berücksichtigen und ein PMS auswählen, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht, können Effizienz gesteigert, Gästeservice verbessert, Mitarbeiter entlastet und letztendlich der Erfolg des Unternehmens ganzheitlich gesteigert werden. / CB
